Der moderne Virtual Data Room (VDR) sorgt für Privatsphäre und Sicherheit bei modernen Geschäftstransaktionen – es handelt sich um eine Online-Plattform, auf der Sie vertrauliche Dokumente innerhalb des Unternehmens und mit an der Geschäftsentwicklung interessierten Dritten absolut sicher austauschen können. VDR wird in geschäftskritischen Prozessen eingesetzt, wie zum Beispiel:
- Bei Fusionen und Übernahmen (M&A);
- Finanzierungsphasen;
- Verbände und Lizenzen;
- Sanierung, Verkauf, Insolvenz des Unternehmens;
- Praxis und Vorbereitung verschiedener Rechtsverträge;
- Entwicklung von Produkten für wissenschaftliche, technologische und kommerzielle Unternehmen.
Wie funktionieren moderne virtuelle Datenräume und welche Rolle spielen sie bei der Abwicklung von Geschäftstransaktionen?
Virtuelle Datenräume bieten vielen Unternehmensorganisationen eine sichere und effiziente Möglichkeit, sensible Informationen mit den richtigen Personen zu teilen und dabei strengen Zugriff und Kontrolle aufrechtzuerhalten. Es gibt viele dokumentenverwaltungssoftware-Anbieter, die ihre Dienste meist auf Abonnementbasis anbieten.
Wählen Sie einen VDR-Dienstleister mit nachgewiesener Branchenerfahrung und mehreren Sicherheitszertifizierungen. Suchen Sie nach VDR-Softwarediensten, die die Dokumentenverwaltung und -speicherung vereinfachen und die Zusammenarbeit zwischen Benutzern verbessern, die in einer virtuellen Datenraumumgebung arbeiten.
Unternehmen und Wirtschaftsorganisationen, die VDR-Plattformen nutzen, richten häufig mit Hilfe des Helpdesks des digitaler datenraum-Anbieters virtuelle Datenräume ein. Der Organisationsprozess umfasst das Erstellen von Ordnern und Ordnerhierarchien. Benutzer laden vertrauliche Dokumente und Datendateien in den virtuellen Datenraum hoch. Zu den Dokumenten gehören Finanzdokumente, Rechts- und Lieferantenverträge, Dokumente zum geistigen Eigentum, Due-Diligence-Berichte und mehr.
Finden Sie einen bewährten datenraum-Dienstanbieter, der einfachen Download, Effizienz und Integration mit beliebten Filesharing-Anwendungen bietet. Legen Sie die Dateien nach dem Herunterladen in den entsprechenden Ordnern ab. Wenn Sie den richtigen VDR-Anbieter auswählen, können Sie hierarchische Tags (Hashtags) verwenden, um die Dateisortierung zu beschleunigen.
Hierarchische Tags ermöglichen es secure data room-Administratoren, Dokumente an mehrere Ordner zu senden, ohne ein einzelnes Dokument manuell kopieren oder senden zu müssen. Alle in den virtuellen Datenraum hochgeladenen Dateien werden automatisch verschlüsselt, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.
Einrichtung von Benutzerrechten im virtuellen Datenraum für effiziente Geschäftsabwicklung
Nicht alle Benutzer haben Zugriff auf alle vertraulichen Dokumente und einige Partner werden für eine begrenzte Zeit zum data room due diligence eingeladen. Zu den Benutzern zählen typischerweise interne Projektteams, interne und externe Mitarbeiter, Unternehmensleiter, Rechtsteams, potenzielle Investoren, Wirtschaftsprüfer und andere Interessengruppen.
Datenraum m&a-Administratoren kontrollieren den Zugriff und die Nutzung von Dateien, die in den virtuellen Datenraum hochgeladen werden, über ein Autorisierungssystem. Ein Berechtigungssystem legt fest, wer auf bestimmte Dateien und Dokumente zugreifen und wie er diese verwenden darf. Die Berechtigungen werden im datenraum anbieter detailliert beschrieben und legen fest, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen, sie anzeigen, herunterladen, drucken oder bearbeiten kann. Der Zugriff auf den virtuellen Datenraum kann für einen bestimmten Zeitraum eingeschränkt und jederzeit widerrufen werden.
Für effiziente Geschäftstransaktionen im VDR ist es wichtig, geeignete Zugriffsprotokolle zu konfigurieren
Der datenraum m&a-Administrator verlangt vom Benutzer, dass er ein Passwort für den Zugriff auf die VDR-Umgebung festlegt. Für zusätzliche Sicherheit müssen Administratoren ein Zwei-Faktor-Passwort bereitstellen. Benutzer geben ihre eindeutigen Anmeldeinformationen an, um auf Dokumente und Ordner zuzugreifen, die ihrer Rolle zugeordnet sind.
Definieren Sie Protokolle, damit Benutzer vertrauliche Geschäftsdokumente anzeigen und mit ihnen interagieren können
Autorisierte Benutzer können Dokumente und Datendateien im VDR-System anzeigen, durchsuchen und mit ihnen interagieren. Einige virtueller datenraum anbieter bieten zusätzlich zur Webbrowser-Interaktion auch mobile Apps für den nahtlosen Zugriff an. Mit dem richtigen VDR-Anbieter kann Ihr Unternehmen erweiterte Softwarefunktionen wie Dokumentindizierung, Volltextsuche, Lesezeichen, automatische Nummerierung und Veröffentlichung von Fragen und Antworten nutzen.
Diese Dokumentenverwaltungstools erleichtern die Einreichung von Vorschlägen an Dritte, die mit Projektteams zusammenarbeiten, und ermöglichen Käufern, Investoren, Rechtsteams und Aufsichtsbehörden den effizienten Zugriff und die Überprüfung relevanter Dokumente für eine produktive geschäftliche Zusammenarbeit.
Was sollte in einem virtuellen Datenraum für Geschäftstransaktionen enthalten sein?
Um Geschäftstransaktionen durchführen zu können, muss der virtuelle Datenraum alle Informationen enthalten, die Investoren und Partner im Rahmen einer Due Diligence benötigen. Zu diesen Informationen gehören:
- Historische Finanzberichte;
- Steuererklärungen;
- Prüfberichte;
- Einkommensberichte, Bilanzen;
- Cashflow-Berichte und Finanzprognosen.
Durch die Berichterstattung jährlicher Finanzdaten können Anleger die vergangene Leistung bewerten und zukünftiges Wachstum vorhersagen.
Präsentation des Businessplans
Reichen Sie Ihre aktuelle Geschäftsstrategie, Finanzprognosen und Präsentationsmaterialien ein, um die Abläufe, Angebote, Teamzusammensetzung und Wachstumspläne Ihres Unternehmens zu präsentieren. Im Laufe der Zeit können unterschiedliche Versionen erscheinen.
Rechtliche Dokumente und Bedingungen
Alle relevanten Rechtsdokumente wie Gesellschaftsverträge, Aktionärsvereinbarungen, Aktienpläne, geistige Eigentumsrechte wie Patente und Marken, behördliche Genehmigungen, Verträge mit Kunden und Lieferanten sowie Einzelheiten zu Streitigkeiten sollten in Dateien enthalten sein, die in den virtuellen Datenraum hochgeladen werden .
Marketingmaterialien und Benutzerdaten
Geschäftsumgebungen und Startups verwalten ihre Marketingstrategie, Inhalte, Produktinformationen, Preisinformationen, Informationen darüber, wie sie Kunden erreichen, wie viel es kostet, sie zu gewinnen, wie gut sie Kundenfeedback und andere wichtige Kundeninformationen speichern und wie sie den Umsatz steigern können.
Das wichtigste Element ist die Bereitstellung aktueller, gut strukturierter Informationen, die alle Aspekte Ihres Geschäftsumfelds abdecken. Aktualisieren Sie Daten, sobald neue Dokumente verfügbar sind, schützen Sie vertrauliche Informationen und erlauben Sie den Zugriff auf vertrauliche Informationen nur bei Bedarf.
Kombinieren Sie virtuelle Datenräume und die täglichen Tools Ihres Unternehmens
Virtuelle Datenräume sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in die Tools und Plattformen integrieren lassen, die in Geschäftsumgebungen täglich verwendet werden. Diese Integration gewährleistet einen effizienten Betrieb und eine produktive Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.
