Virtuelle Datenräume bieten während der Due Diligence einen sicheren virtuellen Ort zum Speichern wertvoller Dokumente und Dateien im Zusammenhang mit Geschäftstransaktionen und verschiedenen vertraulichen Geschäftsvorgängen, sodass die Daten von mehreren Parteien in einem sicheren Online-Format abgerufen und angefordert werden können.
Was ist der Due-Diligence-Prozess?
Due Diligence ist ein wichtiger Prozess zur Sammlung und Präsentation von Informationen über ein Unternehmen und seine Geschäftsvermögenswerte. Dieser Prozess muss vom Emittenten, seinem Unternehmen und anderen an der Ausgabe von Aktien beteiligten Personen durchgeführt werden. Das Hauptziel besteht darin, alle kritischen Aspekte des Unternehmensgeschäfts zu bewerten, bevor eine Kaufentscheidung getroffen wird.
Warum werden virtuelle Datenräume aktiv für Due-Diligence-Prozesse genutzt?
Ein moderner, multifunktionaler und gut gesicherter virtueller Datenraum sammelt Due-Diligence-Informationen und bietet einen sicheren Ort, auf den verschiedene Interessengruppen zugreifen können. Virtuelle Due-Diligence-Datenräume iDeals bieten einen Mehrwert, indem sie die Vorteile, Kosten und andere wichtige Risiken bewerten, die mit zukünftigen Entscheidungen verbunden sind. Jedes Due-Diligence-Unternehmen sollte die unbestreitbaren Vorteile der Nutzung einer virtuellen Datenraumfunktionalität in Betracht ziehen.
Einfache Dateiverwaltung
Die Drag-and-Drop-Technologie für Dateien steigert die Produktivität und verbessert das Zeitmanagement. Zu den weiteren Dateiverwaltungstools im virtuellen datenraum m&a gehören:
- Integrierter Datei-Viewer: Integrierte Excel- und Dokument-Viewer ermöglichen es Benutzern, Dateien anzuzeigen, ohne die virtuelle Datenraumumgebung zu verlassen;
- Dokumentensuche: Suchen und finden Sie schnell und effizient die benötigten Dateien in Ihrem virtuellen Datenraum mit intelligenten Volltextsuchfunktionen;
- Indizierung: Einfacher Zugriff auf einen virtuellen Datenraum, der es Benutzern ermöglicht, PDF- oder Excel-Dateien zu kopieren, zu organisieren, zu nummerieren und zu exportieren.
Leistungsüberwachung und analyse
Moderne virtuelle Datenräume enthalten wertvolle Informationen über alle Benutzer, Aktivitäten, Dateien und Dokumente, die in den virtuellen datenraum einrichten hochgeladen werden. Dies ist nicht nur aus Sicherheitsgründen äußerst vorteilhaft, sondern auch aus Sicht des Projektmanagements hinsichtlich der Due Diligence. Fügen Sie ganz einfach Benutzer hinzu, legen Sie Berechtigungen auf Gruppenebene fest und steuern Sie in den Einstellungen, wer Zugriff auf Ihre Dateien hat.
Integration von Excel und anderen wichtigen Dokumentbetrachtern
Heutige virtual data room software im Due-Diligence-Prozess bieten Datei- und Tabellen-Viewer, die die Betrachtung und Analyse verschiedener Dokumentformate, darunter Excel und Microsoft Word, funktional ermöglichen. Diese Art der Überprüfung wird typischerweise in virtuellen Datenräumen durchgeführt, die in vielen Branchen aktiv genutzt werden, darunter Finanzen, Gesundheitswesen, Technologie und IT, unabhängig davon, ob Unternehmen Fusionen und Übernahmen, Kapitalbeschaffungen, Börsengänge, Übernahmen oder andere Due-Diligence-Transaktionen durchführen. Vorsicht
Wie genau werden heutige virtuelle Datenräume für Due-Diligence-Prozesse genutzt?
Der erste wichtige Schritt beim Testen eines virtuellen Datenraums zur Vervollständigung Ihrer Due-Diligence-Prozesse ist der Import der zuvor erstellten Abfragevorlage. Es konfiguriert und organisiert automatisch Ihren virtuellen Datenraum und Ihre Ordnerstruktur. Benutzer können mit der Bearbeitung ihrer Anfrage beginnen, indem sie den Download-Speicherort ändern. Sie können auch Arbeitsrollen zuweisen, mit anderen Benutzern kommunizieren und neue Benutzer zur virtuelle datenräume-Onlineumgebung einladen.
Wie fange ich mit einem virtuellen Datenraum an?
Schritt 1: Starten Sie eine kostenlose Testversion des virtuellen Datenraums Ihrer Wahl;
Schritt 2: Machen Sie Ihre Checkliste für virtuelle Datenräume richtig;
Schritt 3: Erstellen Sie Gruppen, fügen Sie Benutzer hinzu und legen Sie die entsprechenden Berechtigungen für sie fest. Stellen Sie sicher, dass die am Due-Diligence-Prozess beteiligten Parteien in Ihren virtuellen Datenraum übertragen und den entsprechenden Gruppen zugeordnet werden. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie außerdem verschiedene Berechtigungseinstellungen ändern.
Schritt 4: Bereiten Sie alle erforderlichen Dokumente und Dateien vor. Dazu gehört auch die Auswertung der erforderlichen Unterlagen. Scannen und Digitalisieren physischer Dateien. Stellen Sie sicher, dass diese Dateien und Dokumente aktuell sind, und überprüfen Sie ihre Namen.
Schritt 5: Dokumente und Dateien zum virtuellen Datenraum hinzufügen. Beim Verbinden von Benutzern mit der Online-datenraum anbieter-Umgebung ist es wichtig, die entsprechenden Berechtigungen festzulegen.
Bevor Sie mit der Einrichtung eines virtuellen Datenraums beginnen, erstellen Sie digitale Kopien aller Dokumente. Wenn Sie auch physische Kopien behalten möchten, können Sie ein spezielles Indexierungssystem erstellen, um die richtige Kopie schneller zu finden. Kopieren Sie die Gruppenhierarchie, wenn Sie Benutzerrollen erstellen und Berechtigungen zuweisen. Lassen Sie sich das Teamtraining des Anbieters nicht entgehen und fragen Sie bei Bedarf nach weiteren Sitzungen.
Fügen Sie während Due-Diligence-Prozessen Dokumente und Dateien zum virtuellen Datenraum hinzu
Organisieren Sie Ihre Dokumente und Dateien. Vereinfachen Sie die Dokumentensuche und speichern Sie wichtige und häufig verwendete Dokumente an einem zentralen Ort. Zu den gängigen Kategorien gehören Finanzdaten, Unternehmensdaten, Produktdaten, rechtliche Daten, Kundendaten, geistiges Eigentum, physische Vermögenswerte sowie Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsdaten. Beziehen Sie Teammitglieder, die nicht am Due-Diligence-Prozess beteiligt sind, in einen virtuellen datarooms ein, um nach bestimmten Dokumenten zu suchen und so die Gültigkeit und Zuverlässigkeit der Due-Diligence-Prozesse zu ermitteln.
Wenn der Due-Diligence-Prozess in einem physischen Datenraum durchgeführt wird, kann er Monate oder sogar Jahre dauern. Zuvor musste man sich in die Lage des Verkäufers versetzen, die Unterlagen prüfen, die wesentlichen Punkte des Geschäfts besprechen und eine rationale Entscheidung treffen. Da es sich bei den meisten Gutachtern um vielbeschäftigte Führungskräfte handelt, kann es schwierig sein, ihre Zeitpläne zu koordinieren. Obwohl die Fertigstellung des Dokuments selbst einige Zeit in Anspruch nahm, führten die Änderungen nur zu zusätzlicher Komplexität und Unannehmlichkeiten. Im virtuellen Datenraum nimmt der gesamte Prozess ein Minimum an Zeit in Anspruch, die virtueller datenraum anbieter-Umgebung bietet Komfort und Sicherheit für alle Benutzer dieses Prozesses. Die physische Aufbewahrung vertraulicher Dokumente birgt Risiken wie versehentliche Zerstörung, unbefugte Einsichtnahme und Verlust.
